• Статьи
  • Тренинг как инструмент развития профкомпетенций закупщиков

08.02.2019

Тренинг как инструмент развития профкомпетенций закупщиков

Тренинг как инструмент обучения имеет ряд особенностей. С одной стороны, это весьма ресурсозатратное мероприятие (время, усилия, деньги) и его доля среди прочих инструментов развития составляет около 10%. С другой стороны, очная форма обучения при качественном подходе является наиболее эффективной, и именно поэтому его подготовке необходимо уделять достаточно внимания. Это позволит избежать бесполезной потери времени, сил и финансов и получить требуемый эффект. В статье приводится пример разработки тренинга по закупкам по нескольким компетенциям (квалификация, выбор поставщика, управление обязательствами) в крупном российском производственном холдинге.

Перед подготовкой тренинга в первую очередь необходимо уделить внимание его тематике. Например, часто встречается ситуация, когда руководитель отправляет всех закупщиков учиться переговорам, причем раз в год у неоднозначного тренера, или все (независимо от стажа, опыта, профиля и компетенций) идут слушать типовой курс «Управление закупками». Такой подход неэффективен: при назначении тренинга необходимо учитывать потребности работников с различными уровнями тех или иных компетенций. Темы, как правило, выбираются в соответствии с профессиональными компетенциями и могут быть, например, такими: категорийное управление, управление запасами, квалификация и развитие поставщиков и другие. В некоторых случаях, когда не требуется углубленного развития профессиональных компетенций, темы могут быть более общими.

По принципу разработки тренинги можно разделить на коробочный (шаблонный, типовой, который проводится в неизменном виде для разных заказчиков) и «кастомизированный» (разработанный/адаптированный под задачи и особенности конкретного заказчика)

Виды тренингов

Кастомизированные
Требует время на подготовку
Кастомизированые тренинги, как правило, дороже
Необходимо тесное вовлечение методологов от заказчика
Учитывает специфику закасчика, уровени компетенций, профили специолистов
Не все провайдеры готовы предоставлять услуги кастомизации
Коробочные
Время на подготовку не требуется
Коробочные курсы,  как правило, дешевле

Не требует вовлечение методологов или достаточно поддерживающих мероприятий
Малоэффективны из-за шаблонного подхода без учета особенностей заказчика и аудитории

Способы проведения

По способу проведения тренинги условно делятся следующим образом: мероприятия, которые проводятся провайдером, внутренним тренером или совместно.

Провайдером
- Курс ведет тренер провайдера
- Каждый раз необходимо платить деньги за проведение тренинга
- Внешний тренер может не знать специфики заказчика
При этом внешний тренер может обладать большими знаниями, навыками проведения тренинга и авторитетом за счет имени





Внутренним тренером
- Готовится тренер из числа сотрудников
- Более выгодно, т.к. не требует оплаты каждого тренинга

- Тренер из числа работников заказчика знает специфику закупок в своей организации
При этом внутренние тренерство предусматривает переодическое отвлечение от основной работы, тренер может обладать авторитетом не у всех сотрудников и его подготовка занимает время
Совместно
- Тренинг ведет тренер от провайдера заказчика
- Каждый раз необходимо платить за проведение тренинга 
При этом пара "тренер-эксперт" может быть наиболее эффективна благодаря опыту тренера и знанием специфики организации у эксперта







Проанализировав все варианты, команда разработчиков пришла к выводу, что для потребностей компании необходимо разработать так называемый «модульный тренинг».

Пример модульного тренинга

Пример модульного тренинга

Под данным определением понималась сессия, состоящая из набора модулей, которые можно было: менять местами, изменять (при этом без внесения корректировок во все части тренинга), удалять и добавлять новые, гибко адаптируя результат под различные аудитории и потребности. И несмотря на то что максимальный эффект достигается, если тренинги по закупкам ведет внутренний тренер (об этом будет сказано дальше), мероприятие должно было быть доступно для проведения любому внутреннему эксперту без полноценного дополнительного обучения и существенных потерь в качестве. Для решения задачи была выбрана компания, специализирующаяся на подготовке различных сессий.

Дополнительно задача разработки тренинга осложнялась тем, что подобного продукта на рынке еще не было и, соответственно, не было специалистов, готовых реализовать все требования под ключ. Проект был рассчитан на один месяц, однако в итоге работа растянулась практически на три, поскольку понадобилось тесно взаимодействовать с внешним провайдером, проводить большое количество очных встреч и вносить постоянные правки в подготовленные материалы. Забегая вперед, следует сказать, что время было потрачено с пользой и достигнуты хорошие результаты.

Пример памятки участника по процессам

квалификация поставщиков

По итогам работы был подготовлен пакет документов, включающий в себя: презентацию, рабочую тетрадь ведущего, рабочую тетрадь участника, памятку по процессам, раздаточные материалы кейсов и тест участника.

Пример рабочей тетради ведущего

тетрадь вед   тетрадь ведущего  

Следующий этап — подготовка внутреннего тренера из числа закупщиков, способного проводить курс. Ему были переданы все материалы, и проведено соответствующее обучение. Важно, чтобы человеку, ведущему тренинг, закупки были отлично знакомы (тренер из состава закупочной функции), и он мог объяснять сотрудникам любые нюансы системы. Второй основополагающий фактор  — это способность сотрудника к проведению подобных мероприятий, поскольку если он будет вести его скучно, нудно и «как лекцию», то слушать его никто не будет и обучение пройдет впустую. Идеально, если тренер пройдет не только обучение по проведению сессий, но и получит хотя бы базовые навыки коучинга. Оптимальный вариант — наличие в организации корпоративного университета, который смог бы взять подготовку такого тренера на себя. Готовый внутренний тренер должен быть также мотивирован и освобожден от своих непосредственных обязанностей на некоторое количество FTE. Помимо внутреннего тренера эффективно присутствие на тренинге экспертов по узким специальностям (если это предусмотрено темой).

Перед проведением каждой сессии проводится однодневный аудит закупочных процессов на предприятии, который включает анализ степени внедрения процессов, правильности их применения и умение сотрудников ими пользоваться (корректное заполнение документов, анализ результатов процедур и прочее). После аудита благодаря тому, что тренинг состоит из модулей, он перестраивается в зависимости от потребностей предприятия.

Тест участника

Тест участника

Перед началом и в конце каждой обучающей сессии проводится тестирование участников. Оно помогает понять прогресс каждого сотрудника по итогам двух дней обучения и средний прогресс группы. Эти показатели могут быть использованы для оценки эффективности тренинга и работы тренера, а также показывают степень вовлеченности сотрудников и их готовности к обучению.

Пример анализа результатов тестирования до и после тренинга

анализа результатов тестирования

Важно правильно скомпоновать соотношение теории и практики  — в зависимости от темы и аудитории. В ходе работы участники получают теоретические знания и закрепляют их при помощи кейсов по каждому из закупочных процессов. Кейсы составлены таким образом, чтобы они касались не только рабочих ситуаций, но и бытовой жизни участников, что помогает им переложить закупочный процесс на обычную жизнь и лучше понять различные нюансы закупочной системы. Также можно использовать бытовые ситуации для иллюстрации теоретической части.

Необходимо учитывать количество обучаемых. Как показала практика, если в группе больше 25 человек, то эффективность обучения снижается на несколько процентов, что в дальнейшем сказывается на развитии профессиональных компетенций закупщиков. Безусловно, также важно подготовить помещение, инструменты для проведения тренинга (флипчарты, достаточное количество бумаги, маркеры и прочее — разнообразие цветов и инструментов только в плюс).

Самым важным аспектом, про который забывают очень многие тренеры, является завершение. В самом конце надо обязательно спросить у группы, чем была полезна сессия, и как участники будут использовать полученные знания в работе. Это помогает людям структурировать полученный материал в голове и «проецирует дальнейшие действия», чтобы проведенные два дня не остались приятным воспоминанием, а были использованы в реальной работе. По итогам слушатели заполняют специальную анкету с оценками организации тренинга, работы ведущего, помещения и другими вопросами — это позволяет скорректировать дальнейшие действия.

Модульный тренинг с внутренними тренерами и специально разработанными материалами хоть и наиболее эффективный, но при этом в организационном плане самый сложный и ресурсозатратный вид. Поэтому следует рассмотреть также вариант кастомизированного тренинга с внешним провайдером (например, тренинг по переговорам  — наиболее актуальный пример кастомизированного тренинга, так как его ключевая особенность — профессионализм тренера, что практически невозможно организовать собственными силами) и экспертами из закупок. Здесь ключевая задача функционального заказчика — «погрузить» тренера в специфику работы организации-заказчика: закупочный процесс, предмет закупки, существующие правила и прочее; правильно сформулировать, зачем необходим тренинг (цель и задачи). Также следует разработать вместе с тренером «живые» кейсы из жизни заказчика, сценарий (и, если возможно, прорепетировать) и практические упражнения. Основная задача эксперта — контролировать ход тренинга, исключать возможные манипуляции тренером со стороны участников, выступать арбитром в спорных функциональных вопросах. Практика показала высокую эффективность такого формата.

Итоги программы развития

итоги программы развития

Несмотря на то, что в общем объеме развивающих действий тренинги по закупкам занимают относительно незначительную часть, их пользу нельзя недооценивать. Средний уровень улучшения знаний после проведения такого мероприятия, как показал анализ, составляет около 30%.

Высокие показатели (в некоторых случаях улучшения более 50%) закупщиков по итогам развития профессиональных компетенций в рассматриваемой компании (двухлетняя программа) были достигнуты в том числе благодаря хорошей подготовке и проведению обучающих сессий.

В заключение можно отметить, наверное, главную мысль — очень важно избежать тренинга ради тренинга. Это не пара дней дополнительного отдыха и развлечения, а труд, который, однако, надо сделать максимально интересным и динамичным для участников (не стоит забывать про физкультурные паузы). Все это предполагает вовлечение заказчика на всех этапах, затраты определенных ресурсов на подготовку — и в таком случае эффект не заставит себя ждать.

Наша ассоциация предлагает всем желающим пройти курсы обучения закупкам 

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами


«